Prepararse para el período de presentación de impuestos en un centro de cuidado infantil implica conciliar la contabilidad habitual de una empresa con los requisitos normativos específicos, como las declaraciones de impuestos del grupo familiar y la documentación del programa de asistencia alimentaria.

Utilice esta lista de verificación para asegurarse de que sus libros contables estén “listos para declarar impuestos” y de que no esté desaprovechando ninguna deducción específica habilitada para el sector.

1. Cierre financiero del año fiscal

Antes de entregar los archivos a un contador, asegúrese de que todo lo que consta en su libro mayor interno sea preciso y esté “cerrado” para ese año.

· Concilie todas las cuentas: Asegúrese de que todos los estados de cuentas bancarias y de tarjetas de crédito coincidan con el software que utiliza para llevar su contabilidad (QuickBooks, Procare, etc.) hasta el 31 de diciembre.

· Revise las cuentas por cobrar (C/C): * Identifique las “deudas incobrables” (matrículas no cobradas) y cancele el monto correspondiente en los libros.

o Asegúrese de que todos los pagos de fin de año se apliquen a las cuentas de las finanzas familiares correctas.

· Revise las cuentas por pagar (C/P): * Confirme que todas las facturas de proveedores del año anterior estén registradas, incluso si se pagaron en enero.

o Compruebe si hay cheques no cobrados (pendientes desde hace más de 90 días) y resuélvalos.

· Actualice las listas de proveedores: Archive los proveedores inactivos y asegúrese de tener un formulario W-9 en sus archivos para cada contratista al que se le hayan pagado más de $600.

—

2. Nómina y cumplimiento de leyes laborales

La nómina suele ser el mayor gasto de un centro de cuidado infantil. Las discrepancias en este ámbito constituyen la principal señal de alerta para las auditorías.

· Distribución de los formularios W-2 y 1099: Confirme que todos los formularios W-2 (empleados) y 1099-NEC (contratistas) se envíen por correo postal o electrónico antes del 31 de enero.

· Concilie los formularios de impuestos sobre la nómina: Asegúrese de que el total de salarios de los cuatro formularios 941 que presenta para cada trimestre coincida con lo informado en el formulario W-3 y el formulario 940 (FUTA) que presenta a fin de año.

· Realice una auditoría de las prestaciones de los empleados: Registre todo beneficio complementario sujeto a impuestos que se haya proporcionado al personal (por ejemplo, descuentos en la matrícula para los hijos del personal que superen el 20 % o los límites establecidos por el IRS).

—

3. Documentación específica para el cuidado infantil

Estos documentos son exclusivos del sector y resultan fundamentales tanto para las declaraciones de impuestos que debe presentar como para las que presentarán sus clientes.

· Declaraciones de impuestos del grupo familiar: Genere y distribuya resúmenes al finalizar el año fiscal para cada familia. Estos deben incluir:

o El número de identificación del empleador (EIN) de su centro.

o El total de pagos recibidos durante el año calendario.

· Conciliación del Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP): * Si participa en un programa de alimentos, concilie los reembolsos recibidos con los gastos reales realizados en alimentación.

o Si no recibe reembolsos, asegúrese de disponer de un “Registro de comidas y refrigerios” para reclamar la tarifa estándar de la asignación para alimentos.

· Asistencia y ratios: Conserve copias de los registros de asistencia. Estos respaldan sus ingresos y pueden justificar los cálculos de “uso de la vivienda para fines comerciales” o de “espacio-tiempo” para los centros que funcionan en el domicilio.

—

4. Gestión de activos y deducciones

Clasifique correctamente las compras grandes para aprovechar al máximo las deducciones de impuestos.

· Inventario de activos fijos: Enumere cualquier equipo, mobiliario o mejora en el parque de juegos que se haya sido adquirido durante el año fiscal que supere su “umbral de capitalización” (por lo general, $2,500).

· Amortización: Facilite a su asesor fiscal la fecha y el costo de estos artículos para calcular su amortización.

· Registro de millaje de vehículos: Si utiliza una furgoneta del centro o un vehículo personal para realizar excursiones o trámites bancarios, facilite un registro que distinga entre las millas recorridas por motivos personales y las recorridas por razones comerciales.

· Reparaciones frente a mejoras: Clasifique cuidadosamente los gastos de construcción. Las “reparaciones” (por ejemplo, el arreglo de una gotera) suelen ser deducibles en su totalidad en el momento en que se realizan, mientras que las “mejoras” (un tejado nuevo) deben amortizarse a lo largo de varios años.

—

5. Documentos requeridos que debe facilitarle a su contador público certificado (CPA)

Reúna todos estos documentos en una “carpeta fiscal”, ya sea física o digital.